同徽采購白皮書丨Part2:項目采購管理

作者:同徽小編 來源:同徽原創 發布時間:2019-11-19 18:35


在企業中,項目是一種隨處可見的形態,舉辦一次展覽會、開發一種新產品、建立一個新小區、甚至制定一個新戰略都可以成為一個項目。項目又是企業發展的重要載體,企業的使命、愿景、戰略目標等都需要通過一個個成功的項目來具體實現,成功的項目不僅能夠實現企業的發展目標和利潤、擴大企業的規模,還能強化企業的品牌效應,從而實現企業的跨越式發展。

而對于一個項目來說,要想實施成功,除了要有一個好的項目管理方法外,采購管理也非常重要,它可以影響到項目的利潤、項目的進度以及項目的質量。


01  項目采購管理

項目采購管理是指在整個項目過程中從外部尋求和采購各種項目所需資源的管理過程。也有人翻譯為“項目獲得管理”。項目采購管理由下列項目管理過程組成:采購規劃、發包規劃、詢價、賣方選擇、合同管理以及合同首尾。

具體來說,在一個項目的實施過程中,采購管理所起作用包括以下幾個方面:

影響項目利潤。在項目的報價階段,商務人員往往需要根據項目的成本為客戶進行報價,這其中包括項目實施所需的各種原材料成本,一個客觀真實的原材料價格(需要科學采購獲得)能夠為報價部門提供較為可靠而合理的報價參考,確保項目獲得利潤。同時,項目所需原材料的成本是項目總成本一個非常重要的組成部分,采購人員以較低價格采購到原材料,將直接促進項目成本的降低,讓企業獲得更多利潤。

影響項目進度。在項目的實施過程中,采購部門應該按照項目實施的節奏有計劃地進行原材料的采購,確保原材料按時到貨。若項目原材料的采購不及時,原材料無法按時到貨,項目的整個進度將受到影響,無法順利實施。

影響項目質量。對于整個項目來說,原材料質量的優劣還能夠從根本上影響到項目的質量,通過采購管理,讓采購人員通過優質的供應商采購到質量優的原材料,能夠很好地提高項目的質量,從而贏得客戶的青睞,提升企業的品牌形象。


02   采購項目分類

1、 三種采購項目類型  

  • 工程采購:指業主通過招標或其他方式選擇一家或數家合格的承包商來完成工程項目的全過程。

  • 貨物采購:指業主或購貨方通過招標的形式選擇合格的供貨商,購買項目建設需要的投入物。

  • 咨詢服務采購:是指付出智力勞動獲取回報的過程,是一種有償服務。


 2、 四種采購項目管理做法  

  • 常規型采購項目:這種項目影響/機會/風險級別和支出水平都很低。針對這類項目,側重點是減少花費在管理方面上的精力。

  • 杠桿型采購項目:此類項目風險級別低但是支出水平高,降低價格和其他采購成本是采購員的主要目標。

  • 瓶頸型采購項目:風險級別高但支出水平低。采購員平時工作重點應集中在降低供應鏈風險上,保障供應的持續性。

  • 關鍵型采購項目:這是支出水平高,對供應鏈影響能力也較強的項目。


03  采購計劃管理

采購計劃管理是為了保障采購項目的順利實施,我們要指定一個詳細的計劃管理流程!流程大致分為一下幾個步驟:

 1、計劃編制要求  

   采購計劃的編制依據主要包括:

  • 銷售計劃;

  • 生產計劃;

  • 物料庫存報表;

  • 購買物料的廠商及市場情況;

  • 采購計劃的歷史數據及上期執行情況;

  • 各部門的其他需要;

  • 公司資金供應能力。


 2、采購計劃的執行/控制    

  • 采購部門根據總經理/分管副總已批準的計劃單,向供應商發出訂貨合同后,必須對訂貨合同進行跟蹤。防止出現延期供貨的情況,影響生產進度和其他部門正常工作。

  • 人員未能按照采購進度采購時,填寫“采購異常進度報告單”,注明異常原因以及預計完成采購日期,經過總經理/分管領導批準后轉送請購部門,根據請購部門的意見擬定對策進行處理。

  • 采購的貨物到達后,采購人員應辦理相應接受手續,并配合相關人員對采購貨物進行


04  采購進度管理


采購進度管理是降低庫存成本也是在節約企業采購成本,采購進度控制內容應該從以下方面著手:

  1、采購作業期限進度控制  

  • 采購經理們應對國內外采購物資的作業程序分別設定采購作業期限,將采購地區劃分為亞洲地區、歐美地區及國內地區,據此結合實際情況逐項為每一個采購作業程序設定所需時間。

  • 首先,需要確定采購作業進度控制要點,企業采購進度控制可以分為兩種情況:內購作業分為詢價、訂購、交貨三個管制點;外購作業分為詢價、訂購、裝船、到港四個管制點。

  • 其次,每一控制要點階段完成后,采購跟單員應將實際完成日填入“采購進度控制表”,并填入下一階段預定進度。

  • 最后,當遇到逾期末完成的請購作業,需要由采購人員填具“采購交貨延遲檢討表”,并提出補救辦法,送請購部門表示意見,以便及時采取相應措施。

  2、詢價、談判進度控制  

  • 采購進度控制員需根據請購部門的物資需要日期,嚴格監督采購人員詢價、談判進程,確保不延誤采購時間。如,在收到請購單后,將請購部門限定的進貨日期和采購經辦人員預定詢價完成日期填入“采購進度管制表”。

  3、訂購進度控制  

  • 訂購進度管理工作包括訂單的跟催等。如根據采購合同或訂單催促供應商發貨,并追蹤貨物運輸情況;跟催相關部門對樣品的確認結果并在規定日內回交供應商等。

  • 當采購物資出現質量問題時,還需要協助采購人員與供應商進行溝通,及時補救,并填報“物資交貨異常信息反饋日”報表。

 4、交期進度控制  

  • 交期進度控制主要目的就是確保交期,是在必要的時間,提供生產所必需的物料,以保障生產并達成合理生產成本之目標。

  • 交期進度控制需要采購人員將請購、采購、供應商生產、運輸及進料驗收等作業所需的時間予以事先規劃確定,作為各部門的參照依據。并預先明確交期及數量,大訂單可采用分批交貨之方式進行。及時跟進與確認每日應到物資,記錄及核查物資賬目。


05  采購質量管理

所謂采購質量管理,是指對采購質量的計劃、組織、協調和控制,通過對供應商質量評估和認證,從而建立采購管理質量保證體系,保證企業的物資供應活動。

1、采購部門的質量管理  

  • 物料采購的質量管理;

  • 物料采購的組織工作;

  • 物料采購供應的協調工作;

  • 物料采購供應的控制工作。

 2、供應商認證與評估  

  • 從QA的角度看,供應商評估主要是在對供應商的生產過程、質量體系等內容進行實地的檢查,確認供應商目前的狀態以及存在的隱患。

  • 一個好的供應商不應該只包括現場審核的內容,他的產品品質表現情況,日常溝通和異常情況(投訴和反?。┑鵲拇砟芰切枰己說哪諶?。

 3、產品檢驗  

  • 嚴把進貨質量關,確保最終產品質量;

  • 進行質量驗證,對供應商實施事后質量監督;

  • 發現問題,分清責任;

  • 摸清進貨質量狀況,有利于保管保養。

 4、采購質量管理的作用  

  • 有利于提高企業產品質量 ;

  • 有利于保證企業生產有節奏、持續進行 ;

  • 有利于保證企業產品生產和使用環節安全 。

 5、采購質量管理的基本原則  

  • 適當的供應商;

  • 適當的質量;

  • 適當的時間;

  • 適當的價格;

  • 適當的數量。

 6、加強采購質量管理的措施  

  • 強化采購職能機構,明確職責和權限,實行物資 歸口管理,集中統一采購;

  • 建立一支精干、得力、高素質的采購員隊伍,作好采購員的選拔、聘用、培訓、考核 等項工作;

  • 制定科學的采購計劃并認真執行,必要時可進行調整;

  • 對供貨廠商進行合格評定,保證全部向合格供方采購產品,并建立合格供方檔案;

  • 準備齊全、正確的采購資料,經主管人員審批后送達供貨廠商;

  • 按照《中華人民共和國經濟合同法》的要求與供方簽訂采購合同,并切實履行;

  • 安排好采購品的驗證和進貨檢驗;

  • 對大批量、重要物資的采購可采用招標采購等。


06  寫在最后

一般來說,項目采購過程應遵循以下四個原則:成本效益原則。采購時應注意節約和效率,爭取用最少的錢辦最多的事;質量原則。采購的產品應質量良好,符合項目的要求;時間原則。采購的產品應及時到達,采購時間應與整個項目實施進度相適應;公平原則。即應給予符合條件的承包商均等的機會。


安徽同徽信息技術有限公司銷售總監